Van Gmail of een losse provider naar Microsoft 365: zo werkt de overstap

Waarom Microsoft 365?

• E-mail op je eigen domein met een grote mailbox en goede spamfilters.
• Outlook, Word, Excel en Teams op al je apparaten, afhankelijk van het abonnement.
• OneDrive en SharePoint voor bestanden die je veilig deelt met collega’s of klanten.
• Beveiliging zoals meervoudige verificatie (MFA) en centraal beheer van accounts.

De stappen van een migratie

1. Inventariseren

Welke mailboxen zijn er, hoeveel mail staat erin, welke aliassen en gedeelde adressen worden gebruikt, en waar staan de bestanden? Ook belangrijk: wie beheert de DNS van je domeinnaam?

2. Microsoft 365 inrichten

We maken de omgeving aan, koppelen je domeinnaam en kiezen per gebruiker de juiste licentie. Accounts krijgen meteen MFA, zodat een gelekt wachtwoord niet direct tot een gehackte mailbox leidt.

3. Mail, agenda en contacten overzetten

De bestaande mail wordt naar de nieuwe mailboxen gekopieerd, terwijl de oude omgeving nog werkt. Zo kan iedereen gewoon doorwerken.

4. Omschakelen

Op een rustig moment passen we de MX-records en andere DNS-instellingen aan, zodat nieuwe mail in Microsoft 365 binnenkomt. Daarna volgt een laatste synchronisatie, zodat er geen mail tussen wal en schip valt. We stellen ook SPF, DKIM en DMARC in, zodat je mail niet in de spamfolder van je klanten belandt.

5. Apparaten en nazorg

Outlook op computers en telefoons wordt opnieuw gekoppeld, en bestanden verhuizen naar OneDrive of SharePoint. Je krijgt uitleg over wat er veranderd is.

Waar het vaak misgaat

• Te vroeg de MX-records omzetten, waardoor mail in de verkeerde mailbox terechtkomt.
• Vergeten aliassen of doorstuurregels, waardoor mail aan info@ ineens nergens aankomt.
• Geen SPF, DKIM en DMARC, waardoor uitgaande mail als spam wordt gezien.
• Geen MFA, waardoor een nieuwe omgeving meteen kwetsbaar is.

Migratie laten uitvoeren

CompuVeenendaal voert migraties naar Microsoft 365 uit voor zzp en mkb, zonder beheercontract. Je krijgt vooraf een vaste prijs of urenbudget. Lees meer over onze zakelijke IT-dienstverlening.