Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

CompuVeenendaal is een handelsnaam van KB Trade. KB Trade is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van je contact of opdracht kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfsnaam, functie, KvK-nummer, btw-nummer en zakelijke contactgegevens;
• offertes, afspraken, correspondentie, factuur- en betaalgegevens;
• informatie over het apparaat, de storing, de IT-omgeving of de gewenste dienstverlening;
• apparaatnummers, configuratiegegevens, logbestanden en technische diagnosegegevens;
• gegevens die tijdens reparatie, data-overzet, herstel of beheer tijdelijk zichtbaar of toegankelijk zijn;
• beperkte technische gegevens die de hostingprovider in serverlogbestanden kan vastleggen, zoals IP-adres, browsertype, tijdstip en opgevraagde pagina.

Via het contactformulier verwerken we je naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer, type klant, type hulpvraag, merk/model, probleemomschrijving, gewenste hulpvorm en je vastgelegde privacytoestemming. Voor spambeperking verwerkt het formulier daarnaast tijdelijk het IP-adres, het invultijdstip en een onzichtbaar antispamveld. Vul geen wachtwoorden, inlogcodes, BSN, betaalgegevens of andere zeer gevoelige informatie in. Als toegang tot een apparaat of omgeving nodig is, spreken we een passende en zo veilig mogelijke methode af.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

• Contact en offertes: om je vraag te beantwoorden, een intake te doen en een voorstel uit te brengen.
• Uitvoering van de overeenkomst: voor reparatie, diagnose, levering, data-overzet, IT-projecten, ondersteuning en communicatie over de opdracht.
• Administratie: voor facturatie, betalingen, garantie, boekhouding en fiscale verplichtingen.
• Beveiliging en kwaliteitsverbetering: om de website en dienstverlening betrouwbaar te houden, misbruik tegen te gaan en technische problemen te onderzoeken.
• Rechtsvorderingen: om afspraken vast te leggen en onze rechten of die van klanten te beschermen.

De bijbehorende grondslagen zijn het uitvoeren van een overeenkomst, het nemen van stappen vóór een overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en — waar passend — een gerechtvaardigd belang. Als toestemming wettelijk nodig is, vragen we die vooraf en kun je die weer intrekken.

4. Gegevens op apparaten en in IT-omgevingen

Bij technische werkzaamheden kan toegang tot bestanden, accounts of systemen onvermijdelijk zijn. We bekijken alleen wat redelijkerwijs nodig is voor de afgesproken opdracht, gaan vertrouwelijk met gegevens om en beperken toegang tot bevoegde personen. Maak waar mogelijk vooraf zelf een actuele back-up. Spreek bij bedrijfsgevoelige of bijzondere persoonsgegevens vooraf aanvullende beveiligings- of verwerkersafspraken af.

5. Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen persoonsgegevens. We kunnen gegevens delen met partijen die nodig zijn voor onze bedrijfsvoering of de opdracht, zoals hosting- en e-mailproviders, boekhoudsoftware, betaal- of bezorgdiensten, leveranciers en zorgvuldig geselecteerde IT-dienstverleners. We delen alleen wat nodig is en maken waar vereist verwerkersafspraken.

Als een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken we een wettelijk toegestane doorgiftegrond en passende waarborgen, voor zover die vereist zijn.

Contactformulier

Het contactformulier wordt server-side verwerkt door een API in Azure Static Web Apps (Microsoft Azure). Na validatie wordt de aanvraag via e-maildienst Resend aan ons afgeleverd. Microsoft en Resend verwerken daarbij de formulier- en technische gegevens als verwerkers. We configureren deze diensten met passende beveiligings- en verwerkersafspraken. Meer informatie staat in het privacy- en compliancebeleid van Microsoft en de privacyverklaring van Resend.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. In beginsel gelden de volgende termijnen:

• fiscale administratie en factuurgegevens: zolang de wettelijke fiscale bewaarplicht geldt (doorgaans zeven jaar);
• offertes en klantdossiers: gedurende de overeenkomst en daarna zolang dat redelijkerwijs nodig is voor garantie, service of mogelijke rechtsvorderingen;
• contactformulierinzendingen die niet tot een opdracht leiden: maximaal twee jaar na het laatste contact; de afgeleverde e-mail valt onder dezelfde termijn;
• antispamgegevens in het tijdelijke servergeheugen, waaronder IP-adres en verzendtijden: maximaal 15 minuten; technische platformlogs kunnen volgens de ingestelde bewaartermijn van Azure en Resend langer bestaan, maar niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging en storingsonderzoek;
• tijdelijke werkkopieën en overgezette klantdata: zo snel mogelijk na oplevering verwijderd, tenzij schriftelijk anders afgesproken of bewaring noodzakelijk is;
• serverlogbestanden: volgens de bewaartermijn van de hostingprovider en niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging en storingsonderzoek.

7. Website, cookies en lokale opslag

Deze statische website plaatst geen tracking- of advertentiecookies en gebruikt geen analytics. Als je de cookiemelding sluit, bewaart je browser alleen de voorkeur compuveenendaal-cookie-notice in lokale opslag. Lees de cookieverklaring voor meer uitleg. Externe websites, zoals Marktplaats en Tweakers, hanteren hun eigen privacy- en cookiebeleid zodra je een link naar zo'n platform volgt.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico's. Geen enkele methode is volledig risicovrij. Denk je dat gegevens onbevoegd toegankelijk zijn of is er mogelijk een datalek? Neem dan direct contact op.

9. Jouw rechten

Je kunt, afhankelijk van de situatie, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van gegevens of bezwaar tegen een verwerking. Je kunt toestemming altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@compuveenendaal.nl. We kunnen om informatie vragen om je identiteit vast te stellen en reageren in beginsel binnen één maand.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen als onze dienstverlening of wetgeving verandert. Op deze pagina staat altijd de actuele versie met versiedatum. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we betrokkenen waar dat redelijkerwijs mogelijk is.